Quem nunca foi engolido por milhares de tarefas diárias e foi postergando o que realmente importava? Bom, eu já fiz isso inúmeras vezes. Seja por falta de organização, preguiça, motivação ou o que quer que possa te impedir. Essa é uma prática que vai te prejudicar se você não mudar agora. Como eu sou minha própria chefa, era comum eu deixar uma tarefa para fazer só no limite do tempo, afinal, ninguém iria me cobrar. Esse meu hábito me deixava mais ansiosa, com um sentimento de culpa, improdutiva e o pior de tudo: eu acabava não priorizando as atividades que precisava fazer para alcançar meus objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais.
Sempre tive o hábito de anotar minhas tarefas em uma agenda ou papel e tinha descoberto o planner semanal. Acabei me adaptando bem com ele. Porém, com o Trello, que eu já vou te explicar o que é, eu consegui melhorar esse sistema e visualizar muito bem as minhas metas, a logística da minha semana e eu aumentei DEMAIS a minha produtividade.
Aquele sentimento de culpa, ansiedade , preocupação com as tarefas foram embora porque com esse sistema eu tenho tudo anotado, e está sempre em mãos.
Para você ter uma noção de como esse esquema me ajudou, eu já pensei até em transformar ele em um curso e vender, mas mudei de ideia e vou te ensinar tudo por aqui mesmo, de graça.
Tá preparado (a) para ser uma pessoa mega produtiva e organizada? Então, borá lá.
O QUE É, E PARA QUE SERVE O TRELLO?
O Trello nada mais é do que um site para te ajudar na organização de tarefas. Ele é gratuito e também tem um aplicativo de celular disponível, o que torna mais fácil o acompanhamento. Existe uma versão paga com mais recursos, mas eu não vejo necessidade de usar ela nessa técnica que eu criei.
Você pode usar ele para se organizar individualmente, ou também para organizar as tarefas com uma equipe de trabalho, pois você consegue compartilhar cartões, incluir prazos de entrega, colocar uma pessoa responsável, anexar arquivos e milhares de outras funções. Calma, que isso vai ficar mais claro abaixo.
COMO O TRELLO FUNCIONA?
Depois que você se cadastrou no Trello você verá que a estrutura dele é composta por quadros, colunas e cartões.
Quadros – Os quadros são a estrutura máxima do Trello, eu diria que é como uma agenda. Você pode criar um quadro para cada área diferente, como, por exemplo, um para trabalho, outro para vida pessoal, outro para um projeto que você está executando e assim por diante. Imagine que você teria uma agenda separada para cada uma dessas áreas. Isso vai depender de como você prefere a sua organização. Na técnica que eu vou te ensinar iremos usar 3 quadros. (metas mensais, metas semanais e planner).
Colunas – Eu vejo as colunas como subdivisões. Dentro de um quadro você pode criar várias colunas. No quadro “Planner” nós iremos usar 7 colunas, uma para cada dia da semana, e em cada uma delas iremos adicionar os “cartões” com as tarefas.
Cartões – Os cartões serão nossas pequenas tarefas. Eles são inseridos dentro de cada coluna, e é neles que conseguimos colocar várias informações pertinentes aquela tarefa, como: prazo de entrega, descrição, etiquetas, membros da equipe, anexos, links e o que mais for necessário.
ANTES DE COMEÇAR VOCÊ PRECISA FAZER ISSO…
Agora que você já sabe como funciona a estrutura da ferramenta, eu vou te ensinar como EU a utilizo para aumentar a minha produtividade e alcançar as minhas metas. Isso não quer dizer que é a única maneira de usar ou a mais correta, apenas quero te passar a maneira que funciona para mim e que acredito que vá te ajudar também. Mas nada te impede de você usar da maneira que achar melhor.
Como te falei lá em cima, a intenção é usar essa ferramenta para que você fique mais produtivo, organizado e tenha tempo para alcançar as suas metas. Por isso o primeiro passo que precisamos fazer é definir quais são as suas metas e quais as atividades que você precisa fazer para chegar lá. Parece bobo, mas quando a gente visualiza é totalmente diferente e ficamos mais próximos de agir. Então vamos parar de sonhar e transformar isso tudo em algo tangível.
Lembre-se: as metas precisam ser mensuráveis, específicas e ter data para realização.
METAS ANUAIS
Começaremos com as metas anuais e iremos desmembrando cada uma delas. Caso você queira fazer metas para um período maior, fique à vontade! Escreva em um papel quais são as metas que você deseja atingir em 1 ano. Transforme tudo em meta, das mais bobinhas às mais difíceis de serem realizadas. Vou te dar o exemplo de algumas das minhas metas:
• Criar um curso on-line de marketing digital para pequenas empresas até Dezembro/20
• Ler 12 livros no ano de 2020.
• Juntar R$ 18.000,00 para minha reserva de emergência até Julho de 2021.
Coloque todas as metas que você quer atingir, até mesmo aquelas que prometemos na virada do ano e nunca cumprimos. Comprar um carro, emagrecer, passar mais tempo com a família e etc. Não esqueça de especificar e colocar data, é muito importante!
Depois de feito você vai pegar meta por meta e anotar tudo o que você precisa fazer para atingi-las. Ex:
Criar um curso on-line de marketing digital para pequenas empresas até Dezembro/20
– Montar a estrutura de conteúdo (módulos, aulas e etc);
– Pesquisar todas as informações necessárias para cada módulo e juntar materiais;
– Fazer o roteiro das aulas;
– Gravar as aulas;
– Fazer material de apoio
– Editar os vídeos das aulas
– Incluir os vídeos em uma plataforma
– Etc…
Ler 12 livros no ano de 2020.
– Ler 1 livro por mês
E assim por diante…
METAS MENSAIS
Agora que você já sabe quais são suas metas no ano e quando pretende atingi-las, você precisa pegar as atividades que você desmembrou de cada uma e realocar nos meses para que você consiga atingir na data estabelecida por você. Aqui você já terá uma noção se a meta que você colocou é realista e todo o trabalho que terá pela frente.
Na minha meta : Ler 12 livros no ano de 2020 – se eu não tivesse lido nenhum ainda, saberia que precisaria ler 2 livros por mês.
Sendo assim:
Julho – Ler 2 livros
Agosto – Ler 2 livros
Setembro – 2 Livros
…
Caso surja alguma outra meta que você não inclui na anual, faça o mesmo procedimento aqui.
METAS SEMANAIS
Aqui nas metas semanais nós faremos o mesmo procedimento anterior, agora desmembrando cada atividade mais ainda! Seguindo com o mesmo exemplo:
Julho – Ler 2 livros – Digamos que os dois livros que escolhi tem 200 páginas cada um, totalizando 400 páginas para ler no mês, minha meta ficaria assim:
Semana 01/07 à 08/07 – Ler 94 páginas
Semana 09/07 à 15/07 – Ler 94 páginas
Semana 16/07 à 22/07 – Ler 94 páginas
Semana 23/07 à 31/07 – Ler 94 páginas
CRIAR UM QUADRO E SE ACOSTUMAR COM O PLANNER SEMANAL
Se você continuou lendo até aqui, preste muita atenção! Esse é o passo mais importante de todos. Se você não conseguir criar o hábito de olhar diariamente seu planner semanal, todo o resto será em vão.
Insista no planner. Segundo o livro o poder do hábito, leva pelo menos 21 dias consecutivos para você criar um novo hábito. A dica que eu dou aqui é: sempre mantenha a aba do trello aberta no seu computador – o dia todo – e baixe o aplicativo no seu celular. Assim quando você concluir uma tarefa ou aparecer outra no caminho você terá seu planner sempre em mãos.
Crie um quadro no Trello com o nome Planner, e insira uma coluna para cada dia da semana.
Aqui você irá fazer o mesmo procedimento que vem fazendo, só que agora irá desmembrar suas metas semanais em metas diárias e incluir nos seus cartões do trello no dia da semana que a atividade precisa ser feita. Além de incluir as atividades das suas metas, você terá que incluir suas atividades rotineiras que não fazem parte delas, mas que também precisam ser feitas.
Visualizando sua semana inteira de atividades você conseguirá distribuir melhor os afazeres fazendo com que nenhum dia você fique sobrecarregado demais.
Agora você irá criar mais dois quadros:
Metas Mensais
Crie uma coluna para cada mês do ano e inclua as atividades que você listou nesse tópico.
Metas Semanais
Cria uma coluna para cada semana do mês e inclua as atividades que você listou nesse tópico também.
ACOMPANHAMENTO
Com os 3 quadros criados agora você precisará acompanhar sempre o andamento de todas as atividades.
Para facilitar a visualização, eu gosto de criar etiquetas com cores diferentes para as tarefas: “Realizada, em andamento e não realizada”. Dessa maneira eu consigo enxergar como foi minha produtividade, o que ainda precisa ser feito e o que eu não dei conta.
No quadro Metas Mensais eu apenas vou incluindo as etiquetas , mas não chego a arquivar nenhum cartão.
No quadro Metas Semanais, todo fim de mês eu arquivo os cartões, faço um balanço das atividades e troco pelas semanas do mês vigente.
No quadro Planner, todo início da semana eu vejo quais são as metas semanais que eu preciso incluir e as outras tarefas rotineiras. Na medida que as tarefas vão sendo executadas eu vou incluindo as etiquetas e no fim da semana eu faço o balanço e arquivo todos os cartões para incluir os da semana que está começando!
CONCLUSÃO
Estou colocando em prática essa técnica há pelo menos 4 meses e os resultados que venho obtendo são incríveis. Gosto de olhar o andamento das minhas metas, e sei que se eu não cumprir as pequenas tarefas, não chegarei no objetivo final.
Não é fórmula mágica, atalho e nem nada do tipo. Por sinal, é uma técnica muito simples de organização, que, se aplicada, eu garanto para você, que vai mudar sua forma de viver para muito melhor.
Você estará visualizando o progresso dos seus objetivos e tendo a certeza que está no caminho para alcançá-los. Além de se livrar do sentimento de culpa de deixar tudo para cima da hora, diminuir a procrastinação e a ansiedade.
Caso você tenha ficado ainda com alguma dúvida, vou adorar te responder nos comentários. E quando colocar em prática, me conta como estão sendo os seus resultados!
Beijos
Laís Lorenzi.
